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Premessa
TEMPOR S.p.A. Agenzia per il Lavoro (di seguito TEMPOR) svolge attività in vari campi delle risorse umane con particolare riferimento alla “somministrazione di lavoro, intermediazione al collocamento, ricerca e selezione di personale e ricollocamento professionale “.
La complessità delle situazioni in cui TEMPOR si trova ad operare, le sfide dello sviluppo sostenibile e la necessità di tenere in considerazione gli interessi di tutti i legittimi portatori di interesse nei confronti dell’attività aziendale (“Stakeholder”), rafforzano l’importanza di definire con chiarezza i valori e le responsabilità che TEMPOR riconosce, accetta, condivide e assume, contribuendo a costruire un futuro migliore per tutti.
Per questa ragione è stato predisposto il Codice Etico TEMPOR (“Codice” o “Codice Etico”), la cui osservanza da parte degli amministratori, dei sindaci, del management e dei dipendenti nonché di tutti coloro che operano per il conseguimento degli obiettivi di TEMPOR, ciascuno nell’ambito delle proprie funzioni e responsabilità, è di importanza fondamentale.
TEMPOR si impegna a promuovere la conoscenza del Codice da parte di tutti coloro che operano in nome e per conto di TEMPOR e degli altri Stakeholder e il loro contributo costruttivo sui suoi principi e contenuti.
TEMPOR si impegna a tenere in considerazione i suggerimenti e le osservazioni che dovessero scaturire dagli Stakeholder, con l’obiettivo di confermare o integrare il Codice.
TEMPOR vigila in ogni caso con attenzione sull’osservanza del Codice, predisponendo adeguati strumenti e procedure di informazione, prevenzione e controllo e assicurando la trasparenza delle operazioni e dei comportamenti posti in essere, intervenendo, se del caso, con azioni correttive.
Il Codice è portato a conoscenza di tutti coloro con i quali TEMPOR intrattiene relazioni.
1. Principi generali: sostenibilità e responsabilità d’impresa
L’osservanza della legge, dei regolamenti, delle disposizioni statutarie, dei codici di autodisciplina,
l’integrità etica e la correttezza sono impegno costante e dovere di tutte le Persone di TEMPOR e caratterizzano i comportamenti di tutta la sua organizzazione.
La conduzione degli affari e delle attività aziendali di TEMPOR deve essere svolta in un quadro di trasparenza, onestà, correttezza, buona fede e nel pieno rispetto delle regole poste a tutela della concorrenza.
TEMPOR si impegna a mantenere e rafforzare un sistema di governance allineato con gli standard della best practice in grado di gestire la complessità delle situazioni in cui TEMPOR si trova a operare e le sfide da affrontare per lo sviluppo sostenibile.
Nello sviluppo sia delle proprie attività di impresa sia di quelle in partecipazione con i partner, TEMPOR si ispira alla tutela e alla promozione dei diritti umani, inalienabili e imprescindibili prerogative degli esseri umani e fondamento per la costruzione di società fondate sui principi di uguaglianza, solidarietà, ripudio della guerra e per la tutela dei diritti civili e politici, dei diritti sociali, economici e culturali e dei diritti cosiddetti di terza generazione (diritto all’autodeterminazione, alla pace, allo sviluppo e alla salvaguardia dell’ambiente).
È ripudiata ogni sorta di discriminazione, di corruzione, di lavoro forzato o minorile. Sono tenuti in particolare considerazione il riconoscimento e la salvaguardia della dignità, della libertà e dell’uguaglianza degli esseri umani, la tutela del lavoro e delle libertà sindacali, il rispetto delle differenze di genere della salute, della sicurezza, dell’ambiente e della biodiversità, nonché il sistema di valori e principi in materia di trasparenza, efficienza energetica e sviluppo sostenibile, così come affermati dalle Istituzioni e dalle Convenzioni Internazionali.
Tutte le Persone di TEMPOR, senza distinzioni o eccezioni, conformano le proprie azioni e i propri comportamenti ai principi e ai contenuti del Codice nell’ambito delle proprie funzioni e responsabilità, nella consapevolezza che il rispetto del Codice costituisce parte essenziale della qualità della prestazione di lavoro e professionale. I rapporti tra le Persone di TEMPOR, a tutti i livelli, devono essere improntati a criteri e comportamenti di onestà, correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto.
In nessun modo la convinzione di agire a vantaggio o nell’interesse di TEMPOR può giustificare, nemmeno in parte, l’adozione di comportamenti in contrasto con i principi e i contenuti del Codice.
Per dimostrare il suddetto impegno TEMPOR, ad integrazione del Sistema di Gestione Qualità certificato in accordo alla UNI EN ISO9001:2015, ha da tempo implementato il Sistema di Gestione in merito la responsabilità sociale d’impresa ottenendo la Certificazione SA8000. In tal senso le verifiche effettuate dagli Organismi di Certificazione garantiscono, unitamente agli audit interni, che tutte le procedure ed i principi di responsabilità sociale siano costantemente rispettati.
2. Canoni di comportamento e rapporti con gli Stakeholder
2.1 Etica, trasparenza, correttezza, professionalità
TEMPOR nei rapporti di affari si ispira e osserva i principi di lealtà, correttezza, trasparenza, efficienza e apertura al mercato, senza distinzione di importanza dell’affare.
Tutte le azioni, le operazioni e le negoziazioni compiute e, in genere, i comportamenti posti in essere dalle Persone di TEMPOR nello svolgimento dell’attività lavorativa sono ispirati alla massima correttezza, alla completezza e trasparenza delle informazioni, alla legittimità sotto l’aspetto formale e sostanziale e alla chiarezza e veridicità dei documenti contabili secondo le norme vigenti e le procedure interne.
Tutte le attività di TEMPOR devono essere svolte con impegno e rigore professionale, con il dovere di fornire apporti professionali adeguati alle funzioni e alle responsabilità assegnate e di agire in modo da tutelare il prestigio e la reputazione di TEMPOR. Gli obiettivi di impresa, la proposta e realizzazione di progetti, investimenti e azioni, devono essere indirizzate tutte ad accrescere nel lungo periodo i valori patrimoniali, gestionali, tecnologici e conoscitivi dell’impresa nonché la creazione di valore e il benessere per tutti gli Stakeholder.
Pratiche di corruzione, favori illegittimi, comportamenti collusivi, sollecitazioni, dirette e/o attraverso terzi, di vantaggi personali e di carriera per sé o per altri, sono, senza eccezione, proibiti.
Non è mai consentito corrispondere né offrire, direttamente o indirettamente, pagamenti, benefici materiali e altri vantaggi di qualsiasi entità a terzi, rappresentanti di governo, pubblici ufficiali e dipendenti pubblici o privati, per influenzare o compensare un atto del loro ufficio.
Atti di cortesia commerciale, come omaggi o forme di ospitalità, sono consentiti esclusivamente se di modico valore e comunque tali da non compromettere l’integrità o la reputazione di una delle parti e da non poter essere interpretati, da un osservatore imparziale, come finalizzati ad acquisire vantaggi in modo improprio. In ogni caso questo tipo di spese deve essere sempre autorizzato dalla Direzione Aziendale e documentato in modo adeguato. È proibita l’accettazione di denaro da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti di affari con TEMPOR. Chiunque riceva proposte di omaggi o trattamenti di favore o di ospitalità non configurabili come atti di cortesia commerciale di modico valore, o la richiesta di essi da parte di terzi, dovrà respingerli e informare la Direzione Aziendale.
TEMPOR cura di informare adeguatamente i terzi circa gli impegni e obblighi imposti dal Codice, esige da loro il rispetto dei principi che riguardano direttamente la loro attività e adotta le opportune iniziative interne e, se di propria competenza, esterne in caso di mancato adempimento da parte di terzi.
2.2 Rapporti con i soci e con il Mercato
2.2.1 Valore per i soci, efficienza, trasparenza
La struttura interna di TEMPOR e i rapporti con i soggetti direttamente e indirettamente coinvolti nelle attività sono organizzati secondo regole in grado di assicurare l’affidabilità del management e l’equo bilanciamento tra i poteri del management e gli interessi dei soci in particolare e degli altri Stakeholder in generale nonché la trasparenza e la conoscibilità da parte del mercato delle decisioni gestionali e degli eventi societari in genere che possono influenzare in maniera rilevante il corso degli strumenti finanziari emessi.
Nell’ambito delle iniziative volte a massimizzare il valore per i soci e garantire la trasparenza dell’operatività del management, TEMPOR definisce, attua e adegua progressivamente, un sistema articolato e omogeneo di regole di condotta riguardanti sia la propria struttura organizzativa interna sia i rapporti con i soci sia i rapporti con i terzi, in conformità con gli standard più evoluti di corporate governance nella consapevolezza del fatto che la capacità dell’impresa di darsi regole di funzionamento efficienti ed efficaci costituisce uno strumento imprescindibile per rafforzare la reputazione in termini di affidabilità e trasparenza e la fiducia da parte degli Stakeholder.
2.3 Informazione societaria
TEMPOR assicura, attraverso idonee procedure per la gestione interna e la comunicazione all’esterno, la corretta gestione delle informazioni societarie.
2.4 Informazioni privilegiate
Tutte le Persone di TEMPOR sono tenute, nell’ambito delle mansioni assegnate, alla corretta gestione delle informazioni privilegiate, garantendone la riservatezza li dove le stesse rappresentino stati o situazioni commercialmente sensibili e tale di compromettere la corretta gestione aziendale ove diffuse, nonché alla conoscenza e al rispetto delle procedure aziendali.
2.5 Mezzi di informazione
È impegno di TEMPOR l’informazione veritiera, tempestiva, trasparente e accurata verso l’esterno.
I rapporti con i mezzi di informazione sono riservati esclusivamente alle funzioni e alle responsabilità aziendali a ciò delegate; tutte le Persone di TEMPOR sono tenute a concordare preventivamente con la Direzione Aziendale competente le informazioni da fornire a terzi e/o di mezzi di informazione.
3. Rapporti con istituzioni, associazioni, comunità locali
TEMPOR promuove il dialogo con le Istituzioni e con le espressioni organizzate della società civile.
3.1 Autorità e Istituzioni Pubbliche
TEMPOR, attraverso le proprie Persone, coopera attivamente e pienamente con le Autorità.
Le Persone di TEMPOR, nonché i collaboratori esterni le cui azioni possano essere riferibili a TEMPOR, devono tenere nei rapporti con la Pubblica Amministrazione comportamenti caratterizzati da correttezza, trasparenza e tracciabilità.
È fatto divieto di rendere, indurre o favorire dichiarazioni mendaci alle Autorità.
3.2 Organizzazioni politiche e sindacali
TEMPOR non eroga contributi, diretti o indiretti, sotto qualsiasi forma, a partiti, movimenti, comitati e organizzazioni politiche e sindacali, a loro rappresentanti e candidati, tranne quelli previsti da normative specifiche. TEMPOR non opera discriminazioni di alcun genere in ragione dell’appartenenza politica, sindacale o religiosa
3.3 Sviluppo delle Comunità locali
È impegno di TEMPOR contribuire fattivamente alla promozione della qualità della vita, allo sviluppo socio-economico delle comunità in cui TEMPOR opera e alla formazione di capitale umano e capacità locali, svolgendo allo stesso tempo le proprie attività d’impresa secondo modalità compatibili con una corretta pratica commerciale.
Le attività di TEMPOR sono svolte nella consapevolezza della responsabilità sociale che TEMPOR ha nei confronti di tutti i propri Stakeholder e in particolare delle comunità locali in cui opera, nella convinzione che le capacità di dialogo e di interazione con la società civile rappresentano un valore fondamentale dell’azienda.
TEMPOR promuove condizioni di trasparenza nell’informazione indirizzata alle comunità locali, con particolare riferimento alle tematiche di loro maggiore interesse.
TEMPOR si impegna pertanto a diffondere la conoscenza dei valori e dei principi aziendali al proprio interno e all’esterno, anche istituendo adeguate procedure di controllo, e a proteggere i diritti peculiari delle persone, con particolare riferimento alle loro culture, istituzioni, legami e stili di vita.
Le Persone di TEMPOR, nell’ambito delle rispettive funzioni, sono tenute a partecipare alla definizione delle singole iniziative in coerenza con le politiche e i programmi di intervento di TEMPOR, ad attuarle con criteri di assoluta trasparenza e a sostenerle quale valore integrante degli obiettivi di TEMPOR.
3.4 Promozione delle attività “non profit”
L’attività filantropica di TEMPOR è coerente con la propria visione e attenzione per lo sviluppo sostenibile.
TEMPOR si impegna pertanto a favorire e sostenere, e a promuovere tra le proprie Persone, le attività “non profit” che testimoniano l’impegno dell’impresa a farsi parte attiva per la soddisfazione dei bisogni delle comunità in cui è presente.
4. Rapporti con clienti e fornitori
4.1 Clienti e consumatori
TEMPOR persegue il proprio successo d’impresa sui mercati attraverso l’offerta di prodotti e servizi di qualità a condizioni competitive e nel rispetto di tutte le norme poste a tutela della leale concorrenza.
TEMPOR riconosce che l’apprezzamento di chi richiede prodotti o servizi è di primaria importanza per il proprio successo di impresa. Le politiche commerciali sono finalizzate ad assicurare la qualità dei beni e dei servizi, la sicurezza e l’osservanza del principio di precauzione.
È fatto pertanto obbligo alle Persone di TEMPOR di:
■ osservare le procedure interne per la gestione dei rapporti con i clienti e i consumatori;
■ fornire, con efficienza e cortesia, nei limiti delle previsioni contrattuali, servizi di alta qualità che
soddisfino le ragionevoli aspettative e necessità dei clienti;
■ fornire accurate ed esaurienti informazioni sui servizi e attenersi a verità nelle comunicazioni, in modo che i clienti possano assumere decisioni consapevoli.
4.2. Fornitori e collaboratori esterni
TEMPOR si impegna a ricercare nei fornitori e collaboratori esterni professionalità idonea e impegno alla condivisione dei principi e contenuti del Codice e promuove la costruzione di rapporti duraturi per il progressivo miglioramento della performance nella tutela e promozione dei principi e contenuti del Codice.
Nei rapporti di appalto, di approvvigionamento e, in genere, di fornitura di beni e/o servizi e di collaborazione esterna (compresi consulenti, etc.) è fatto obbligo alle Persone di TEMPOR di:
■ osservare le procedure interne per la selezione e la gestione dei rapporti con i fornitori e i collaboratori esterni e di non precludere ad alcun soggetto in possesso dei requisiti richiesti la possibilità di competere per aggiudicarsi una fornitura presso TEMPOR;
■ adottare nella selezione, esclusivamente criteri di valutazione oggettivi secondo modalità dichiarate e trasparenti;
■ ottenere la collaborazione di fornitori e collaboratori esterni nell’assicurare costantemente il soddisfacimento delle esigenze di clienti e consumatori in misura adeguata alle loro legittime aspettative, in termini di qualità, costo e tempi di consegna;
■ includere nei contratti la conferma di aver preso conoscenza del Codice e l’obbligazione espressa di attenersi ai principi ivi contenuti;
■ osservare e richiedere l’osservanza delle condizioni contrattualmente previste;
■ mantenere un dialogo franco e aperto con i fornitori e i collaboratori esterni in linea con le buone consuetudini commerciali; riferire tempestivamente alla Direzione Aziendale, le possibili violazioni del Codice;
■ portare a conoscenza della Direzione Aziendale problemi rilevanti insorti con un fornitore o un collaboratore esterno, in modo da poterne valutare le conseguenze anche a livello di TEMPOR.
Il compenso da corrispondere dovrà essere esclusivamente commisurato alla prestazione indicata in contratto e i pagamenti non potranno in alcun modo essere effettuati a un soggetto diverso dalla controparte contrattuale.
5. Management, dipendenti, collaboratori di TEMPOR
5.1. Sviluppo e tutela delle Risorse Umane
Le persone sono elemento indispensabile per l’esistenza dell’impresa. La dedizione e la professionalità del management e dei dipendenti sono valori e condizioni determinanti per conseguire gli obiettivi di TEMPOR.
TEMPOR si impegna a sviluppare le capacità e le competenze del management e dei dipendenti, affinché, nell’ambito della prestazione lavorativa, l’energia e la creatività dei singoli trovi piena espressione per la realizzazione del proprio potenziale, e a tutelare le condizioni di lavoro sia nella protezione dell’integrità psico-fisica del lavoratore sia nel rispetto della sua dignità. Non sono consentiti illeciti condizionamenti o indebiti disagi e sono promosse condizioni di lavoro che consentano lo sviluppo della personalità e della professionalità della persona.
TEMPOR si impegna a offrire, nel pieno rispetto della normativa di legge e contrattuale in materia, a tutti i lavoratori le medesime opportunità di lavoro, facendo in modo che tutti possano godere di un trattamento normativo e retributivo equo basato esclusivamente su criteri di merito e di competenza, senza discriminazione alcuna. Le funzioni competenti devono:
■ adottare in ogni caso criteri di merito e di competenza (e comunque strettamente professionali) per qualunque decisione relativa alle risorse umane;
■ provvedere in ogni caso a selezionare, assumere, formare, retribuire e gestire le risorse umane senza discriminazione alcuna;
■ creare un ambiente di lavoro nel quale caratteristiche od orientamenti personali non possano dare luogo a discriminazioni e in grado di promuovere la serenità di tutte le Persone di TEMPOR.
TEMPOR auspica che le Persone di TEMPOR, ad ogni livello, collaborino a mantenere in azienda un clima di reciproco rispetto della dignità, dell’onore e della reputazione di ciascuno. TEMPOR interverrà per impedire atteggiamenti interpersonali ingiuriosi, discriminatori o diffamatori.
A questo effetto, sono ritenuti rilevanti anche comportamenti extra lavorativi particolarmente offensivi per la sensibilità civile.
In ogni caso, sono proibiti senza eccezione comportamenti che costituiscono violenza fisica o morale.
5.2. Knowledge Management
TEMPOR promuove la cultura e le iniziative volte alla diffusione di conoscenze all’interno delle proprie strutture e a mettere in luce i valori, i principi e i comportamenti e i contributi in termini di innovazione delle famiglie professionali in relazione ai temi legati allo sviluppo delle attività di business e alla crescita sostenibile dell’azienda.
TEMPOR si impegna a offrire strumenti di interazione tra i componenti delle famiglie professionali, i gruppi di lavoro e le comunità di pratica, nonché di coordinamento e accesso al know-how, e promuove iniziative di crescita, diffusione e sistematizzazione delle conoscenze volte a definire indirizzi e orientamenti di riferimento atti a garantire uniformità operativa.
Tutte le Persone di TEMPOR sono tenute a contribuire attivamente ai processi di Knowledge Management delle attività di competenza, al fine di ottimizzare il sistema di condivisione e di distribuzione della conoscenza tra i singoli.
5.3. Security aziendale
TEMPOR è impegnata nell’attività di studio, sviluppo e attuazione delle strategie, delle politiche e dei piani operativi volti a prevenire e superare ogni comportamento colposo o doloso che potrebbe provocare danni diretti o indiretti alle Persone di TEMPOR e/o alle risorse materiali e immateriali dell’azienda. Sono favorite misure preventive e difensive, volte a minimizzare la necessità di risposta attiva – comunque sempre e solo in misura proporzionata all’offesa – alle minacce alle persone e ai beni.
Tutte le Persone di TEMPOR sono tenute a contribuire attivamente al mantenimento di uno standard ottimale di sicurezza aziendale, astenendosi da comportamenti illeciti o comunque pericolosi e segnalando alla Direzione Aziendale eventuali attività svolte da terzi ai danni del patrimonio o delle risorse umane di TEMPOR.
È fatto obbligo, in ogni contesto che richiede particolare attenzione alla propria sicurezza personale, di attenersi scrupolosamente alle indicazioni fornite in merito da TEMPOR, astenendosi da comportamenti che possano mettere a rischio la propria e altrui incolumità, segnalando tempestivamente al proprio superiore ogni situazione di pericolo alla sicurezza propria o di terzi.
5.4. Molestie o mobbing sul luogo di lavoro
TEMPOR favorisce iniziative mirate a realizzare modalità lavorative improntate a ottenere maggior benessere organizzativo.
TEMPOR esige che nelle relazioni di lavoro interne ed esterne non sia dato luogo a molestie o ad atteggiamenti comunque riconducibili a pratiche di mobbing che sono tutti, senza eccezione, proibiti. Sono considerati come tali:
■ creare un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile, di isolamento o comunque discriminatorio nei confronti di singoli o gruppi di lavoratori;
■ porre in essere ingiustificate interferenze con l’esecuzione di prestazioni lavorative altrui;
■ ostacolare prospettive di lavoro individuali altrui per meri motivi di competitività personale o di altri dipendenti.
È vietata qualsiasi forma di violenza o molestia o sessuale o riferita alle diversità personali e culturali. Sono considerate come tali:
■ subordinare qualsiasi decisione di rilevanza per la vita lavorativa del destinatario all’accettazione
di favori sessuali o alle diversità personali e culturali;
■ indurre i propri collaboratori a favori sessuali mediante l’influenza del proprio ruolo;
■ proporre relazioni interpersonali private, nonostante un espresso o ragionevolmente evidente non gradimento;
■ alludere a disabilità e menomazioni fisiche o psichiche o a forme di diversità culturale, religiosa o di orientamento sessuale.
5.5. Abuso di sostanze alcoliche o stupefacenti e divieto di fumo
Tutte le Persone di TEMPOR devono contribuire personalmente a promuovere e mantenere un clima di reciproco rispetto nell’ambiente di lavoro; particolare attenzione è prestata alle condizioni di rispetto della sensibilità degli altri.
Sarà considerata consapevole assunzione del rischio di pregiudicare tali caratteristiche ambientali, essere o trovarsi sotto l’effetto di sostanze alcoliche, di sostanze stupefacenti o di sostanze di analogo effetto, nel corso della prestazione lavorativa e nei luoghi di lavoro.
Gli stati di dipendenza cronica, quando incidano sull’ambiente di lavoro, saranno – per i riflessi contrattuali – equiparati ai casi precedenti; TEMPOR si impegna a favorire le azioni sociali previste in tale ambito dai contratti di lavoro.
È fatto divieto di:
■ detenere, consumare, offrire o cedere a qualsiasi titolo sostanze stupefacenti o di analogo effetto, nel corso della prestazione lavorativa e nei luoghi di lavoro;
■ fumare nei luoghi di lavoro.
6. Strumenti di applicazione del Codice Etico
6.1 Sistema di controllo interno
TEMPOR si impegna a promuovere e mantenere un adeguato sistema di controllo interno, da intendersi come insieme di tutti gli strumenti necessari o utili a indirizzare, gestire e verificare le attività di impresa con l’obiettivo di assicurare il rispetto delle leggi e delle procedure aziendali, di proteggere i beni aziendali, di gestire in modo ottimale ed efficiente le attività e di fornire dati contabili e finanziari accurati e completi.
La responsabilità di realizzare un sistema di controllo interno efficace è comune a ogni livello della struttura organizzativa di TEMPOR; di conseguenza, tutte le Persone di TEMPOR, nell’ambito delle funzioni e responsabilità ricoperte, sono impegnate nel definire e nel partecipare attivamente al corretto funzionamento del sistema di controllo interno.
TEMPOR promuove la diffusione a tutti i livelli di una cultura e di procedure caratterizzate dalla consapevolezza dell’esistenza dei controlli e dalla assunzione di una mentalità orientata all’esercizio consapevole e volontario dei controlli; di conseguenza, il management in primo luogo e tutte le Persone di TEMPOR in ogni caso sono tenuti a contribuire e rendersi partecipi del sistema di controllo interno di TEMPOR e, con attitudine positiva, a farne partecipi i propri collaboratori.
Ognuno è custode responsabile dei beni aziendali assegnati (materiali e immateriali) che sono strumentali all’attività svolta; nessun dipendente può fare, o consentire ad altri, uso improprio dei beni assegnati e delle risorse di TEMPOR.
Sono proibite senza eccezione pratiche e attitudini riconducibili al compimento o alla partecipazione al compimento di frodi.
Gli organismi di controllo e di vigilanza, la funzione Internal Audit di TEMPOR ed i Valutatori degli Organismi di Certificazione hanno libero accesso ai dati, alla documentazione e alle informazioni utili per lo svolgimento dell’attività di competenza.
6.2 Conflitti di interesse
TEMPOR riconosce e rispetta il diritto delle proprie Persone a partecipare ad investimenti, affari o ad attività di altro genere al di fuori di quella svolta nell’interesse di TEMPOR, purché si tratti di attività consentite dalla legge e compatibili con gli obblighi assunti nei confronti di TEMPOR.
6.3 Trasparenza delle registrazioni contabili
La trasparenza contabile si fonda sulla verità, accuratezza e completezza dell’informazione di base per le relative registrazioni contabili. Ciascun componente degli organi sociali, del management o dipendente è tenuto a collaborare, nell’ambito delle proprie competenze, affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nelle scritture contabili.
È fatto divieto di porre in essere comportamenti che possono arrecare pregiudizio alla trasparenza e tracciabilità dell’informativa di bilancio.
Per ogni operazione è conservata agli atti un’adeguata documentazione di supporto dell’attività svolta, in modo da consentire:
■ l’agevole e puntuale registrazione contabile;
■ l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità e di ripartizione e segregazione dei compiti;
■ la ricostruzione accurata dell’operazione, anche per ridurre la probabilità di errori anche materiali o interpretativi.
Ciascuna registrazione deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto. È compito di tutte le Persone di TEMPOR far sì che la documentazione sia facilmente rintracciabile e ordinata secondo criteri logici.
Le Persone di TEMPOR che vengono a conoscenza di omissioni, falsificazioni, trascuratezze della contabilità o della documentazione su cui le registrazioni contabili si fondano, sono tenute a riferire i fatti alla Direzione Aziendale.
6.4 Tutela della salute, sicurezza e ambiente e dell’incolumità pubblica
Le attività di TEMPOR devono essere condotte in conformità agli accordi e alle leggi, ai regolamenti, alle pratiche amministrative e alle politiche nazionali relative alla tutela della salute e sicurezza dei lavoratori, dell’ambiente e della incolumità pubblica.
TEMPOR contribuisce attivamente nelle sedi appropriate alla promozione dello sviluppo scientifico e tecnologico volto alla salvaguardia delle risorse e dell’ambiente. La gestione operativa deve fare riferimento a criteri avanzati di salvaguardia ambientale e di efficienza energetica perseguendo il miglioramento continuo delle condizioni di salute e di sicurezza sul lavoro e di protezione ambientale.
Le Persone di TEMPOR, nell’ambito delle proprie mansioni, partecipano attivamente al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell’ambiente e dell’incolumità pubblica e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di se stessi, dei colleghi e dei terzi.
Per tipologia di attività svolta Tempor non è un soggetto in cui gli aspetti ambientali siano di particolare rilevo. Tuttavia, per quanto concerne gli aspetti di gestione dei rifiuti prodotti nelle varie Sedi (carta, plastica, rifiuti organici, ecc.) Tempor si è adeguata ai vari regolamenti locali applicabili fatta eccezione per i Toner per i quali è stato stipulato un contratto per tutte le sedi con Società autorizzata al ritiro ed allo smaltimento di detti rifiuti.
TEMPOR favorisce il corretto smaltimento dei rifiuti nel rispetto delle discipline nazionali e locali, favorisce l’utilizzo di attrezzature non inquinanti ed il riciclo dei materiali. Dota il proprio personale di mezzi di trasporto costantemente aggiornati alle specifiche norme europee e nazionali contro l’inquinamento ambientale.
La sicurezza sui luoghi di lavoro è stata sempre una priorità per la Tempor, pur non svolgendo, per quanto riguarda il personale di Sede e delle Filiali, un’attività pericolosa di per sé. Abbiamo in essere un contratto con un’azienda specializzata in materia di Sicurezza e che, attraverso un qualificato professionista, ha assunto il ruolo di RSPP ed ha predisposto, mantiene aggiornati e verifica, con visite almeno annuali in tutte le sedi Tempor, l’attualità delle valutazioni dei Rischi, oltre a garantire la corretta applicazione in ambito Medicina del Lavoro. Per quanto riguarda il personale somministrato la nostra influenza è relativa non essendo presenti durante le ore di lavoro degli stessi. Peraltro la gestione della sicurezza relativa al personale somministrato è demandata per legge a carico del committente. TEMPOR, comunque, attua tutte le misure possibili al fine di monitorare la corretta applicazione delle norme sulla salute e sicurezza a carico degli Utilizzatori, inibendo, se del caso, la fornitura di attività di somministrazione.
Abbiamo da molti anni introdotto e teniamo sotto controllo un indice sugli infortuni suddiviso per filiale anche dei lavoratori somministrati (per maggior dettaglio si rimanda alle “statistiche aziendali”).
Inoltre abbiamo in essere contratti con Società dedicate alla manutenzione degli estintori presenti nella Sede e nelle Filiali
7. Riservatezza
7.1. Protezione del segreto aziendale
Le attività di TEMPOR richiedono costantemente l’acquisizione, la conservazione, il trattamento, la comunicazione e la diffusione di notizie, documenti e altri dati attinenti a negoziazioni, procedimenti amministrativi, know-how (contratti, atti, relazioni, appunti, studi, disegni, fotografie, software, etc.) che per accordi contrattuali non possono essere resi noti all’esterno o la cui divulgazione inopportuna o intempestiva potrebbe produrre danni agli interessi aziendali.
Fermi restando la trasparenza delle attività poste in essere e gli obblighi di informazione imposti dalle disposizioni vigenti, è obbligo delle Persone di TEMPOR assicurare la riservatezza richiesta dalle circostanze per ciascuna notizia appresa in ragione della propria funzione lavorativa.
Le informazioni, conoscenze e dati acquisiti o elaborati durante il proprio lavoro o attraverso le proprie mansioni appartengono a TEMPOR e non possono essere utilizzate, comunicate o divulgate senza specifica autorizzazione della Direzione Aziendale nel rispetto delle procedure specifiche.
7.2 Tutela della privacy
TEMPOR si impegna a proteggere le informazioni relative alle proprie Persone e ai terzi, generate o acquisite all’interno e nelle relazioni d’affari, e ad evitare ogni uso improprio di queste informazioni.
TEMPOR intende garantire che il trattamento dei dati personali svolto all’interno delle proprie strutture avvenga nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità degli interessati, così come previsto dal Regolamento UE 679/2016. In tal senso ha incaricato una Società di consulenza specializzata in materia al fine di accompagnare TEMPOR nell’individuazione ed adozione delle disposizioni richieste dal Regolamento UE, inizialmente, e nel supportarci nella verifica della sua corretta applicazione successivamente.
Il trattamento dei dati personali deve avvenire in modo lecito e secondo correttezza e, comunque, sono raccolti e registrati solo dati necessari per scopi determinati, espliciti e legittimi. La conservazione dei dati avverrà per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi della raccolta.
TEMPOR si impegna inoltre ad adottare idonee e preventive misure di sicurezza per tutte le banche-dati nelle quali sono raccolti e custoditi dati personali, al fine di evitare rischi di distruzione e perdite oppure di accessi non autorizzati o di trattamenti non consentiti.
Le Persone di TEMPOR devono:
■ acquisire e trattare solo i dati necessari e opportuni per le finalità in diretta connessione con le funzioni e responsabilità ricoperte;
■ acquisire e trattare i dati stessi solo all’interno di procedure specifiche e conservare e archiviare i dati stessi in modo che venga impedito che altri non autorizzati ne prendano conoscenza;
■ rappresentare e ordinare i dati stessi con modalità tali che qualsiasi soggetto autorizzato all’accesso possa agevolmente trarne un quadro il più possibile preciso, esauriente e veritiero;
■ comunicare i dati stessi nell’ambito di procedure specifiche o su autorizzazione espressa delle posizioni superiori e comunque, in ogni caso, solo dopo aver verificato la divulgabilità nel caso specifico dei dati anche con riferimento a vincoli assoluti o relativi riguardanti i terzi collegati a TEMPOR da un rapporto di qualsiasi natura e, se del caso, aver ottenuto il loro consenso.
È fatto obbligo a tutti le persone di osservare le disposizioni portate a conoscenza attraverso la documentazione consegnata e la formazione ricevuta. Il mancato rispetto o la violazione delle regole sopra descritte è perseguibile nei confronti del personale dipendente con provvedimenti disciplinari e risarcitori previsti dal vigente CCNL, nonché con tutte le azioni civili e penali consentite.
Per i collaboratori la non osservanza di tali disposizioni può essere causa di risoluzione del contratto, nonché di tutte le azioni civili e penali consentite
7.3. Partecipazione ad associazioni, iniziative, eventi o incontri esterni
La partecipazione ad associazioni, iniziative, eventi o incontri esterni è favorita da TEMPOR a condizioni di compatibilità con la prestazione dell’attività lavorativa o professionale. Sono considerate tali:
■ la partecipazione ad associazioni, convegni, congressi, seminari, corsi;
■ la redazione di articoli, saggi e pubblicazioni in genere;
■ la partecipazione a pubblici eventi in genere.
A tale proposito, il management e i dipendenti di TEMPOR chiamati a illustrare o fornire all’esterno dati o notizie riguardanti obiettivi, attività, risultati e punti di vista di TEMPOR, sono tenuti a ottenere autorizzazione dalla Direzione Aziendale manageriale circa le linee di azione che si intendono seguire e i testi e le relazioni predisposte.
8. Obbligo di conoscenza del Codice e di segnalazione di possibili violazioni
A ogni Persona di TEMPOR è richiesta la conoscenza dei principi e contenuti del Codice nonché delle procedure di riferimento che regolano le funzioni e responsabilità ricoperte.
È fatto obbligo a ciascuna Persona di TEMPOR di:
■ astenersi da comportamenti contrari a tali principi, contenuti e procedure;
■ selezionare accuratamente, per quanto di competenza, i propri collaboratori e indirizzarli al pieno rispetto del Codice;
■ richiedere ai terzi con i quali TEMPOR entra in relazioni la conferma di aver preso conoscenza del Codice;
■ riferire tempestivamente alla Direzione Aziendale, proprie rilevazioni o notizie fornite da Stakeholder circa possibili casi o richieste di violazione del Codice;
■ adottare misure correttive immediate quando richiesto dalla situazione e, in ogni caso, impedire qualunque tipo di ritorsione.
9. Strutture di riferimento e vigilanza
TEMPOR è impegnata ad assicurare:
■ la massima diffusione dei principi e contenuti del Codice presso le Persone di TEMPOR e gli altri Stakeholder; la messa a disposizione di ogni possibile strumento conoscitivo e di chiarimento per l’interpretazione e l’attuazione del Codice nonché per l’aggiornamento del Codice al fine di adeguarlo all’evoluzione della sensibilità civile e delle normative rilevanti;
■ lo svolgimento di verifiche in ordine ad ogni notizia di violazione dei principi e contenuti del Codice o delle procedure di riferimento; la valutazione obiettiva dei fatti e la conseguente attuazione, in caso di accertata violazione, di adeguate misure sanzionatorie;
■ che nessuno possa subire ritorsioni di qualunque genere per aver fornito notizie di possibili violazioni del Codice o delle procedure di riferimento.
9.1 Garante del Codice Etico
Il Codice Etico rappresenta, tra l’altro, un principio generale non derogabile del Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi della disciplina italiana della “responsabilità degli enti per gli illeciti amministrativi dipendenti da reato” contenuta nel decreto legislativo 8 giugno 2001 n. 231.
TEMPOR assegna le funzioni di Garante all’Organismo di Vigilanza istituito dal presente Codice.
Al Garante sono assegnati i compiti di:
■ promuovere l’attuazione del Codice e l’emanazione di procedure di riferimento;
■ promuovere programmi di comunicazione e formazione specifica del management e dei dipendenti di TEMPOR;
■ esaminare le notizie di possibili violazioni del Codice, promuovendo le verifiche più opportune; intervenire, anche su segnalazione delle Persone di TEMPOR, nei casi di notizie di possibili violazioni del Codice ritenute non debitamente affrontate o di ritorsioni subite dalla Persona a seguito della segnalazione di notizie;
■ comunicare alle strutture competenti i risultati delle verifiche rilevanti per l’adozione di eventuali provvedimenti sanzionatori; informare le strutture di linea/area competenti dei risultati delle verifiche rilevanti per l’assunzione delle misure opportune.
Il Garante di TEMPOR presenta inoltre alla Direzione Aziendale una relazione annuale sull’attuazione e l’eventuale necessità di aggiornamento del Codice.
10 Revisione del Codice
La revisione del Codice è approvata dalla Direzione Aziendale.
La proposta è formulata tenuto conto della valutazione degli Stakeholder con riferimento ai principi e contenuti del Codice, anche promuovendone il contributo attivo e la segnalazione di eventuali carenze.
11.Valore contrattuale del Codice
L’osservanza delle norme del Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali di tutte le Persone di TEMPOR ai sensi e per gli effetti della legge applicabile.
La violazione dei principi e dei contenuti del Codice potrà costituire inadempimento alle obbligazioni primarie del rapporto di lavoro o illecito disciplinare, con ogni conseguenza di legge anche in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro, e comportare il risarcimento dei danni dalla stessa derivanti.
